Trả lời thư mời phỏng vấn sao cho chuyên nghiệp

Sau khi gửi hồ sơ xin việc, điều bạn trông chờ nhất có phải là nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng không? Đừng quên trả lời thư mời phỏng vấn để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng ngay khi chưa bước chân vào công ty nhé. Bài viết này, hãy cùng Việc Làm Hà Nội tìm hiểu cách phản hồi thư mời phỏng vấn sao cho gây ấn tượng và chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng nhé.

Khi nào nên trả lời thư mời phỏng vấn?

Thời điểm tốt nhất để trả lời là ngay sau khi bạn nhận được lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Lời mời có thể qua email hoặc qua cuộc gọi. Thường thì bộ phận nhân sự của doanh nghiệp sẽ liên hệ với bạn qua điện thoại. Sau đó yêu cầu bạn check mail và xác nhận.

Để thể hiện sự tôn trọng công việc đang apply, bạn nên gửi email phản hồi ngay sau đó. Nếu ngay lúc đó bạn đang thực sự bận một công việc khác, bạn có thể trả lời sau. Tuy nhiên, việc trả lời email nên được diễn ra càng sớm càng tốt.

Bạn cần đọc kỹ thư mời tham gia phỏng vấn với các thông tin sau: thời gian, địa điểm và hình thức phỏng vấn. Xem xét lại lịch cá nhân và tiến hành trả lời theo các bước dưới đây.

Bố cục của một email xác nhận phỏng vấn

Tiêu đề của email

Với một email chuyên nghiệp thì tiêu đề là một thứ không thể thiếu. Đầy là phần thể hiện khái quát và ngắn gọn nhất mục đích khi bạn gửi mail cho ai đó. Nếu email không có tiêu đề sẽ có thể vào mục thư rác hoặc spam của người nhận.

Tiêu đề cho thư trả lời lời mời phỏng vấn có thể là:
THƯ XÁC NHẬN LỜI MỜI PHỎNG VẤN – [Họ và tên] – [Vị trí ứng tuyển]

Nội dung email trả lời thư mời phỏng vấn

Lời chào mở đầu email

Lời chào đầu email thể hiện sự lịch sự và tôn trọng người nhận mail. Tùy theo đối tượng nhận mail mà bạn gửi lời chào cho phù hợp.

• Nếu thư mời phỏng vấn bạn nhận được từ một tài khoản cá nhân (nhân viên bộ phận HR): Chào anh/chị [Tên người nhận]; Dear Ms./Mr [Tên người nhận].
  Hoặc không rõ tên và giới tính bạn có thể chào là Dear Sir/Madam (Đối với email bằng tiếng Anh)
• Nếu thư mời phỏng vấn bạn nhận được từ email của doanh nghiệp: Kính gửi quý công ty [Tên công ty]
  Lời chào cần xác định rõ đối tượng mình sẽ gửi email và chào một cách trang trọng. Sau đó, bạn cần gửi lời cảm ơn đối với nhà tuyển dụng về lời mời phỏng vấn.

Lý do viết email

Là phần quan trọng nhất thể hiện thái độ của bạn với vị trí ứng tuyển và doanh nghiệp. Nội dung cần rõ ràng, khái quát, ngắn gọn, dễ hiểu tránh lan man không rõ mục đích. Xác nhận lịch hẹn, từ chối hoặc xin dời lịch phỏng vấn. Nếu cần dời lịch bạn nên nêu rõ lý do chính đáng trong mail để nhà tuyển dụng có thể xem xét.

Phần câu hỏi/thắc mắc có thể có

Bạn cũng có thể hỏi nhà tuyển dụng một vài câu hỏi để chuẩn bị tốt hơn cho ngày phỏng vấn của mình. Ví dụ như: trang phục khi tham gia phỏng vấn, hồ sơ cần mang theo,…

Lời cảm ơn và chào cuối thư

Cảm ơn nhà tuyển dụng về thời gian mà họ đã bỏ ra để đọc thư của mình. Lời cảm ơn cũng là một cách để chào kết email thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự.
Để tăng sự chắc chắn bạn có thể thêm một câu lời hứa. Ví dụ như “Tôi sẽ đến đúng thời gian và địa điểm như đã nêu ở trên”
Kết mail bạn nên sử dụng từ mang ý nghĩa trang trọng như “Trân trọng”, “Kính mến”, “Thân mến”,…

Chữ ký cá nhân cuối mail

Chữ ký cuối mail thường sẽ là thông tin cá nhân của bạn như: họ tên, số điện thoại, địa chỉ, trường học (nếu có). Phần này cung cấp thông tin cá nhân của bạn để nhà tuyển dụng có thể liên hệ khi cần thiết. Ví dụ khi nhà tuyển dụng có vấn đề phát sinh cần liên hệ trực tiếp hoặc khi không thể liên hệ với bạn qua email. Nó cũng làm tăng mức độ chuyên nghiệp của email và người dung.

     >>>Bạn đang muốn tìm việc làm Hà Nội

Những điều cần tránh khi viết thư trả lời thư mời phỏng vấn

• Email không có chủ đề hay câu chủ đề quá dài và không có tính khái quát.
• Chọn font chữ quá nhiều màu sắc, thiếu sự trang trọng.
• Không có lời chào đầu mail hoặc lời chào quá gần gũi, suồng sã.
• Sử dụng các từ lóng, từ ngữ địa phương, từ viết tắt tùy tiện.
• Sử dụng văn phong thiếu tôn trọng nhà tuyển dụng.
• Email quá nhiều lỗi ngữ pháp và chính tả.
• nội dung email quá dài, lan man làm mất sự tập trung của người đọc vào vấn đề chính.

>>>Có thể bạn quan tâm: Giới thiệu bản thân khi phỏng vấn và mẹo trả lời thu hút

Email mẫu cho cách trả lời thư mời phỏng vấn

Mẫu thư xác nhận phỏng vấn

Tiêu đề: THƯ XÁC NHẬN LỜI MỜI PHỎNG VẤN – LÊ VĂN AN – NHÂN VIÊN KẾ TOÁN

Kính gửi Công ty Cổ phần ABC,
Tôi tên là Lê Văn An – Ứng viên vị trí kế toán của Quý công ty. Tôi rất vui và và cảm ơn Quý công ty đã cho tôi cơ hội được tham gia phỏng vấn vị trí này.
Tôi viết thư này để xác nhận thời gian và địa điểm phỏng vấn là …giờ…ngày…tháng…năm…tại…
Nếu có yêu cầu về hồ sơ cần mang theo và trang phục tại buổi phỏng vấn, kính mong Quý công ty có thể cung cấp thêm để tôi có thể chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.
Một lần nữa rất cảm ơn cơ hội mà Quý công ty đã dành cho tôi. Tối hứa sẽ đến tham gia phỏng vấn đúng giờ.
Trân trong,
Lê Văn An
SĐT: 083*******
Địa chỉ:…

Viết thư từ chối phỏng vấn

Tiêu đề: THƯ TỪ CHỐI PHỎNG VẤN – LÊ VĂN AN – NHÂN VIÊN KẾ TOÁN
Kính gửi Công ty Cổ phần ABC,
Tôi tên là Lê Văn An – Ứng viên vị trí kế toán của Quý công ty. Tôi rất vui và và cảm ơn Quý công ty đã cho tôi cơ hội được tham gia phỏng vấn vị trí này.
Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào …giờ, ngày…tháng…năm…tại… (Sau đó nêu lý do bạn không thể tham gia phỏng vấn).
Một lần nữa xin chân thành cảm ơn! Rất mong sẽ có cơ hội hợp tác với Quý công ty trong tương lai.
Thân mến,
Lê Văn An
SĐT: 083*******

Cách viết thư dời lịch phỏng vấn

Tiêu đề: THƯ XIN DỜI LỊCH PHỎNG VẤN – LÊ VĂN AN – NHÂN VIÊN KẾ TOÁN
Kính gửi Công ty Cổ phần ABC,
Tôi tên là Lê Văn An – Ứng viên vị trí kế toán của Quý công ty. Tôi rất vui và và cảm ơn Quý công ty đã cho tôi cơ hội được tham gia phỏng vấn vị trí này.
Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào …giờ, ngày…tháng…năm… (Sau đó nêu lý do bạn không thể tham gia phỏng vấn thời gian đó). Tôi rất mong Quý công ty có thể xem xét và cho tôi tham gia phỏng vấn vào một thời gian khác.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Kính mến,
Lê Văn An
SĐT: 083*******
Địa chỉ:…

Mẫu thư trả lời phỏng vấn tiếng Anh

Tiêu đề: LE VAN AN – ACCOUNTANT
Dear Ms.B
I am so happy to receive your email. Thank you for the invitation to interview for the Accountant at ABC Company. I am available at… AM/PM on…, and I confirm the meeting with you to discuss this position on that day.
Please let me know if you need any information.
Sincerely,
An Le
Phone: 083*******

Trên đây là bài viết chia sẻ về cách trả lời thư mời phỏng vấn và một vài email mẫu. Tuyển dụng việc Làm Hà Nội hi vọng bài viết này sẽ bổ ích đối với bạn. Bạn có thể tham khảo và có được một email trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp. Sau bài viết này, bạn sẽ có thể tự tin trang bị cho mình cách trả lời thư mời phỏng vấn gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công!