Cách viết email từ chối phỏng vấn tinh tế nhất

Viết email từ chối phỏng vấn như thế nào cho khéo léo, lịch sự khi bạn vượt  qua được vòng hồ sơ. Và được nhà tuyển dụng mời phỏng vấn nhưng không cảm thấy hứng thú với công việc đó nữa. Từ chối thẳng thừng thì ngại mà tinh tế thì khó. Đừng lo, hãy để Việc làm Hà Nội hướng dẫn bạn viết một bức thư từ chối phỏng vấn nhanh chóng mà không gây mất lòng nhà tuyển dụng. 

Tại sao bạn lại viết email từ chối phỏng vấn

Có rất nhiều lý do khiến bạn thay đổi quyết định tìm việc của mình như: Bạn lại không ưa thích công việc đó và trong quá trình chờ kết quả phỏng vấn bạn đã tìm được một công việc tốt hơn.

Hay có thể bạn đang mắc một số lý do như chuyện gia đình hay sức khỏe không tốt. Những lý do đó cũng có thể là nguyên nhân khiến bạn viết email từ chối phỏng vấn.

Lựa chọn lý do để viết thư từ chối lời mời phỏng vấn

Để có thể từ chối lời mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng có thể đưa ra nhiều lý do. Cần lựa chọn lý do có tính trung thực, thẳng thắn và khéo léo nhất. Tránh việc nói dối sẽ làm xấu đi tính cách của bạn trong mắt NTD. Nếu bạn chưa tìm được lý do hợp lý để từ chối phỏng vấn, hãy tham khảo một số lý do của chúng tôi dưới đây nhé.

• Bạn nhìn thấy rằng tính cách và phong thái làm việc của mình không phù hợp với văn hóa của công ty. Sự khác biệt về văn hóa cũng sẽ khiến bạn gặp nhiều khó khăn trong việc thích ứng. Vì vậy nên bạn quyết định sẽ không tham gia vào đội ngũ của công ty
• Một lý do bắt buộc bạn phải hủy buổi tham gia phỏng vấn, ví dụ như: Người thân đau ốm không có ai chăm sóc. Là một người con bạn có trách nhiệm phải nghỉ việc để chăm lo. Đối với lý do này thì các bạn chỉ cần nói thật lòng nhà tuyển dụng sẽ thông cảm và đánh giá cao về con người của bạn.
• Bạn đã tìm được một công việc tốt hơn đúng với năng lực hiện có của mình.
• Lịch trình của bạn bị thay đổi dẫn tới việc bạn không thể đi làm ở công ty khiến bạn phải viết thư từ chối lời mời phỏng vấn.

Lưu ý

Dù có là lý do gì thì khi viết email từ chối phỏng vấn bạn cần có phong cách lịch sự, thân thiện. Tốt nhất nên nói và viết ngắn gọn bao hàm hết nội dung cần có của một email từ chối. Bên cạnh đó một email hoàn chỉnh thì người đọc sẽ đánh giá được tính cách của con người bạn.

>>>Xem thêm: Cách trả lời thư mời nhận việc tinh tế và chuyên nghiệp nhất

Thủ thuật khi gửi thư từ chối lời mời phỏng vấn

Khi làm một việc gì đó chúng ta không nên quá rập khuôn như một cái máy hay nên linh động theo tình huống. Tận dụng những kinh nghiệm của những lần thất bại ở trước từ đó rút ra bài học cho mình. Dưới đây là một số thủ thuật bạn có thể tận dụng để có một email thật tốt nhé

Chắc chắn về quyết định của bạn

Khi bạn đã quyết định từ chối thì hãy nhớ rằng bạn sẽ không thể thay đổi quyết định của mình được nữa. Vì vậy khi đưa ra quyết định phải suy nghĩ thật kĩ về việc từ chối của mình. Tránh tình trạng đã từ chối phỏng vấn nhưng vài ngày sau lại xin đi phỏng vấn trở lại. Việc này sẽ bị nhà tuyển dụng đánh giá kém về con người của bạn. Một con người không có tính quyết đoán và thiếu tính chuyên nghiệp.

Hãy trả lời email từ chối phỏng vấn một cách nhanh nhất

Việc bạn phản hồi thư  nhanh hay chậm thì nhà tuyển dụng cũng sẽ đánh giá bạn. Nếu nhanh thì có thể thấy được lòng nhiệt huyết của bạn đối với công việc này. Nếu chậm thì chứng tỏ rằng bạn vẫn còn đắn đo về công việc đó. Vì vậy nếu có thể hãy đưa ra quyết định nhanh nhất và viết thư hồi đáp cho họ. 

Giữ thái độ tôn trọng và lịch sự

Đây là là một yếu tố quan trọng khi từ chối làm việc. Nó biến bạn trở thành 1 con người chuyên nghiệp hơn, được đánh giá cao hơn. Mặc dù bạn không làm việc cùng nhau nhưng nhà tuyển dụng vẫn sẽ tôn trọng bạn. Bên cạnh đó trong tương lai nếu bạn lại muốn trở lại để làm việc. Thì chính những  thái độ lịch sự trong quá khứ đó sẽ được nhà tuyển dụng đề cao.

Thư từ chối phòng vẫn phải ngắn gọn, xúc tích, đầy đủ nội dung

Hãy nhớ rằng! các nhà tuyển dụng họ sẽ không có nhiều thời gian để đọc thư từ chối phỏng vấn. Họ còn rất nhiều việc khác để giải quyết thế nên hãy viết một email ngắn gọn đầy đủ nội dung. Để nhà tuyển dụng hiểu được ý nghĩa mà bạn muốn truyền tải đến họ.

Bố cục của một bức thư từ chối phỏng vấn

Tiêu đề của thư từ chối phỏng vấn

Phần tiêu đề email từ chối phỏng vấn bạn cần phải hình dung rõ về” tiêu đề” và “nội dung”. Hai phần này có sự khác nhau rõ rệt nhưng vẫn có người nhầm lẫn. Có nhiều người thì không ghi tiêu đề có nhiều người lại ghi phần nội dung vào tiêu đề. Điều này là không được phép vì nhà tuyển dụng sẽ đánh giá tính chuyên nghiệp của bạn.

Trong phần tiêu đề là muốn nói lên ý chính của email đó. Trong trường hợp bạn muốn gửi thư từ chối phỏng vấn bạn có thể đặt tiêu đề của email thành “Thư từ chối phỏng vấn”. Như vậy khi nhà tuyển dụng mở email người ta sẽ hiểu được nội dung chính của email đó là gì.

Mở đầu thân email

Hãy dùng “Kính gửi” đầu email đó như là một lời chào mang tính lịch sự. Hoặc một số trường hợp sẽ dùng “Dear” thay thế cho “Kính gửi”.

Giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân

Tôi tên:….

Sinh năm:

Hiện đang là:

Vào ngày …. Tôi có ứng tuyển vào vị trí A của công ty… Vào ngày … tôi nhận được lời mời đi phỏng vấn của quý công ty.

Nêu ra lý do từ chối phỏng vấn

Hãy viết ngắn gọn vì nhà tuyển dụng sẽ không có nhiều thời gian để đọc email của bạn

Gửi lời chúc

Hãy gửi một lời chúc đề cho email của mình hay hơn và mang tính chuyên nghiệp. VD: “Chúc bộ phận tuyển dụng sẽ có một ngày tốt lành”

Tạo gắn kết trong tương lai

Bạn có thể sử dụng một số câu để thể hiện email của mình có tính chuyên nghiệp hơn. Việc sử dụng câu “Thật buồn vì không thể làm việc được với công ty. Hy vọng trong tương lai có thể được làm việc cùng với công ty”.

Phần cuối mail

Một email hoàn chỉnh không thể thiếu phần kết với lời cảm ơn, họ và tên của người viết mail cũng như địa chỉ để liên lạc.

Tham khảo mẫu email từ chối phỏng vấn

Tiêu đề: LỜI MỜI PHỎNG VẤN VỊ TRÍ (A) 

Kính gửi/Dear: Bộ phận tuyển dụng của công ty B

Tôi là C hiện đang là sinh viên mới ra trường với chuyên ngành Marketing. Tôi cảm thấy rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn vị trí (A) từ Quý công ty. Tuy nhiên, tôi cũng rất tiếc phải thông báo với Công ty rằng tôi sẽ không thể tham gia buổi phỏng vấn này.

Mặc dù tôi rất buồn khi phải nói lời từ chối đến công ty bởi vì lý do. Tôi thấy mình không phù hợp với vị trí mà công ty tuyển dụng. Nhận thấy bản thân còn nhiều thiếu sót về kỹ năng và kiến thức nên chưa đảm nhiệm được vị trí A. Hôm nay tôi viết email này xin từ chối buổi phỏng vấn mà công ty đã xắp xếp. 

Hy vọng trong tương lai bản thân tôi sẽ có cơ hội được làm việc tại công ty

Tôi chân thành cảm ơn lời mời phỏng vấn từ Quý công ty, chúc quý công ty ngày càng phát triển trong tương lai. 

Trân trọng. 

Trên đây là bí quyết viết email từ chối phỏng vấn mà Tuyển việc làm Hà Nội chia sẻ. Hy vọng sẽ giúp bạn có thêm kiến thức hữu ích và luôn chuyên nghiệp trong công việc. Đừng quên truy cập trang chúng tôi để tìm hiểu nhiều tips hay nơi công sở bạn nhé.