Thông tin là gì? Thông tin đóng vai trò gì trong quản lý doanh nghiệp

Thông tin là một cụm từ không còn quá xa lạ với mỗi chúng ta. Vậy bạn có thực sự hiểu thông tin là gì? Nó đóng vai trò gì trong việc quản lý? Có các dạng thông tin nào. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về thông tin trong bài viết dưới đây nhé!

Thông tin là gì

Thông tin là sự thông báo, trao đổi, giải thích về 1 đối tượng cụ thể nào đó và được thể hiện thông qua các dạng tín hiệu như âm thanh, chữ viết, chữ số… nhằm mang lại sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận được tin.

Tiếp nhận thông tin là gì

Tiếp nhận thông tin là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau về cùng một vấn đề một cách chủ động hoặc bị động. Đây là bước đầu tiên trong quá trình xử lý thông tin.

Sau bước tiếp nhận thông tin, cần có quá trình tiến hành phân loại thông tin. Phân loại thông tin có nghĩa là việc chia thông tin ra thành từng loại, từng vấn đề, từng lĩnh vực khác nhau theo các tiêu chí được lựa chọn.

Việc phân chia thông tin có thể chia thành các loại khác nhau. Cụ thể là theo nội dung thông tin, hình thức truyền đạt thông tin (thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ), hệ thống quản lý (thông tin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới trình lên, ngang cấp hay các cơ quan có liên quan gửi đến).

• Bạn đang xem bài viết của Việc làm tại Hà Nội

Trong quản lý doanh nghiệp, thông tin đóng vai trò như thế nào?

Vai trò trong việc ra quyết định

Ra quyết định là công việc phức tạp, hết sức quan trọng, thể hiện tầm nhìn của các nhà quản trị. Để đưa ra một quyết định đúng đắn thì cần rất nhiều thông tin. Có thể nói, thông tin là cơ sở để đề ra các quyết định của nhà quản trị. Thông tin cũng là tác động quản trị định kỳ cũng là tác động nhất thời, gắn liền với những quyết định quản trị cụ thể. Chính vì vậy, sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu quả các vấn đề cụ thể sau:

• Nhận thức được vấn đề cần phải ra quyết định là gì.
• Xác định được cơ hội cũng như rủi ro trong kinh doanh.
• Xác định các cơ sở hay tiền đề khoa học cần thiết để đưa ra quyết định.
• Lựa chọn phương án thích hợp nhất.

Vai trò trong việc lãnh đạo, hoạch định, tổ chức, điều hành cũng như kiểm soát tình hình

Trong các lĩnh vực lãnh đạo, hoạch định, tổ chức, điều hành cũng như kiểm soát, thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương diện về:

• Nhận thức vấn đề
• Cung cấp dữ liệu
• Xây dựng phương án
• Giải quyết vấn đề
• Sửa chữa sai sót
• Kiểm soát

Vai trò trong quá trình phân tích, dự đoán và phòng ngừa rủi ro của thông tin là gì

Trong mỗi doanh nghiệp, việc dự đoán và phòng ngừa rủi ro đóng vai trò quan trọng. Để thực hiện việc này có hiệu quả thì thông tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong các lĩnh vực sau:

• Phân tích
• Dự báo
• Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro

Các dạng thông tin trong một doanh nghiệp

Thông tin chiến lược

Đây là dạng thông tin có thể giúp các nhà quản lý cấp cao đưa ra các quyết định dài hạn, nhằm đưa doanh nghiệp phát triển nhanh chóng. Ví dụ:

• Doanh nghiệp có nên mở một chi nhánh mới?
• Doanh nghiệp có nên thay đổi cấu trúc hoạt động (lĩnh vực hoạt động) của mình?
• Doanh nghiệp có nên tung ra dòng sản phẩm mới trên thị trường?

Dạng thông tin chiến thuật – thông tin là gì?

Nhằm giúp doanh nghiệp tiếp cận được đúng mục tiêu, cần có một chiến thuật đúng đắn. Thông tin chiến thuật có thể giúp các nhà quản lý cấp trung đưa ra các quyết định có thể bao gồm:

• Doanh nghiệp có nên sử dụng một công cụ marketing mới?
• Doanh nghiệp có cần đặt các mục tiêu KPI khác nhau không?
• Doanh nghiệp có cần thay đổi giờ làm việc linh hoạt hơn không?

Thông tin hoạt động

Các trưởng nhóm sử dụng thông tin này để đưa ra các quyết định như:

• Có nên thêm người vào ca tối hay không?
• Có thể làm việc gì để cải thiện hiệu suất?
• Có nên cơ cấu lại hệ thống giám sát các cuộc gọi đến của khách hàng hay không?

Các nguồn thông tin được các doanh nghiệp sử dụng

Có nhiều nguồn thông tin khác nhau, từ chính thức đến không chính thức.

Nguồn thông tin chính thức

Nguồn này có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức. Nó bao gồm: thông tin nội bộ, hệ thống máy tính (kế toán, nhân sự, kiểm kê, khách hàng, mua hàng), hồ sơ nhân viên, sổ sách kế toán, báo cáo thường niên, tài liệu kinh doanh, tạp chí, sách báo, khảo sát, báo cáo ngành…

• Có thể bạn quan tâm: Quản trị là gì? Cách phân biệt quản trị và quản lý

Nguồn không chính thức của thông tin là gì?

Thông tin không chính thức là từ các các cuộc trò chuyện giữa đồng nghiệp với nhau vào bữa trưa hoặc từ bạn bè, các cộng sự khác bên ngoài công ty của bạn.

Thông qua bài viết này, chắc hẳn các bạn đã hiểu hơn về thông tin là gì rồi đúng không? Tuy thông tin đóng vai trò rất quan trọng, nhưng không phải thông tin nào cũng tuyệt đối, phải biết chọn lọc, phân tích, đánh giá xem cái nào tốt, cái nào là cần thiết rồi mới áp dụng nhé. Việc làm Hà Nội xin chân thành cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết này của chúng tôi.