Mẹo viết thư mời phỏng vấn qua email chuyên nghiệp

Khi nhà tuyển dụng chọn được những ứng viên ở vòng hồ sơ. Đây là lúc mời họ tham gia buổi phỏng vấn để hiểu rõ hơn về năng lực cũng như thái độ của ứng viên. Một lá thư mời phỏng vấn chuẩn, tôn trọng người đọc sẽ giúp gia tăng sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Vậy cách viết thư mời phỏng vấn như thế nào? Bài viết này rất phù hợp cho những bạn đang làm về nhân sự hoặc chủ doanh nghiệp. Nếu thấy bài viết quá dài và ngại đọc, bạn có thể bấm vào phần audio để nghe thuật lại toàn bộ bài viết nhé.

Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn hay còn gọi là thư hẹn phỏng vấn là loại thư mà các công ty sử dụng để hẹn lịch phỏng vấn trực tiếp (hoặc phỏng vấn online) cho các ứng viên. Thông thường, bộ phận nhân sự sẽ đảm nhận công việc soạn thảo và gửi thư mời phỏng vấn đến địa chỉ email của các ứng viên. Thông qua lá thư này, các ứng viên sẽ xác định được chính xác địa điểm, ngày giờ để chuẩn bị tham gia buổi phỏng vấn.

Thư mời phỏng vấn bằng email gồm những phần nào?

Rất nhiều doanh nghiệp có thói quen hẹn lịch phỏng vấn bằng cách reply ngay tại email xin việc của ứng viên. Cách này có ưu điểm là nhanh gọn nhưng nó không thể hiện sự chuyên nghiệp. Ứng viên đã dành thời gian viết email xin việc một cách trang trọng thì họ cũng cần có sự tôn trọng ngược lại. Một doanh nghiệp chịu khó gửi email hẹn phỏng vấn sẽ tăng độ chuyên nghiệp trong mắt ứng viên hơn rất nhiều.

Nói đến email mời phỏng vấn, nó thường có bố cục 3 phần sau:

Tiêu đề email

Tiêu đề bức thư nhà tuyển dụng nên ghi ngắn gọn nội dung và tên công ty. Không cần phải ghi dài dòng. Ví dụ bạn có thể viết theo cấu trúc: “Thư mời phỏng vấn – Tên công ty”, hoặc “Tên công ty – Thư hẹn phỏng vấn”.

Nội dung email

Một bức thư mời phỏng vấn chỉ có vai trò thông báo địa điểm thời gian buổi phỏng vấn sắp tới. Chứ không có mục đích gì khác. Nên bạn hãy lưu ý để không viết lan man, sai lệch trọng tâm của bức thư. Bạn có thể gửi lời cảm ơn ứng viên vì đã quan tâm đến công ty ở đầu bức thư. Sau đó trình bày mục đích gửi thư và thông báo mời ứng viên tham dự buổi phỏng vấn tại địa điểm và thời gian tổ chức. Đừng quên ghi thông tin liên hệ của công ty và ghi chú ứng viên mang theo vật dụng nếu trong buổi phỏng vấn cần sử dụng nhé. Chẳng hạn như nhiều buổi phỏng vấn về thiết kế hay lập trình thường có bài test trực tiếp. Nên bạn có thể yêu cầu ứng viên mang theo laptop cá nhân.

Phần kết email

Bạn có thể gửi lời chúc may mắn đến ứng viên đó. Đồng thời thể hiện mong muốn được gặp nhau trong buổi phỏng vấn sắp tới.

Một email mời phỏng vấn chuẩn không cần dài dòng. Trình bày ngắn gọn, tóm gọn thông tin rõ ràng là đủ thể hiện sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Những lưu ý khi gửi thư mời phỏng vấn

Thời gian, địa điểm phỏng vấn phải rõ ràng

Nếu địa chỉ công ty của bạn rõ ràng, dễ tìm thì không có gì phải bàn. Nhưng có nhiều trường hợp địa chỉ công ty nằm ở địa chỉ rất khó tìm. Dẫn đến làm khó cho ứng viên trong việc xác định vị trí công ty. Lúc này bạn có thể đính kèm hình chụp bản đồ vị trí công ty. Hoặc hướng dẫn tên đường, số nhà đối diện, để ứng viên dễ tìm. Về phần thời gian, hãy ghi rõ giờ, phút, ngày, tháng, năm. Phần này chỉ dài tầm vài con số nên bạn cũng không cần quá khắt khe làm gì cả. Cứ ghi càng chi tiết càng tốt.

Ngôn từ trang trọng

Cách bạn sử dụng ngôn từ trong email hẹn phỏng vấn sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn. Hãy dành sự tôn trọng cho những ứng viên của mình. Sử dụng những ngôn từ trang trọng, lịch sự trong từng câu nói. Bên cạnh đó cần phải thể hiện sự thoải mái, thân thiện như gửi thư cho những người bạn. Để cho ứng viên cảm thấy dễ gần và không bị áp lực trước buổi phỏng vấn. Ông cha ta đã có câu, “lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”. Vì thế, hãy lưu ý sử dụng ngôn từ thật lịch sự nhé. Ứng viên dù gì họ cũng là người lao động chân chính. Họ cũng cần một sự tôn trọng từ phía chủ doanh nghiệp.

Yêu cầu ứng viên phản hồi

Bạn hãy ghi thêm yêu cầu ứng viên phản hồi về ý định tham gia buổi phỏng vấn hay không. Vì nhiều lúc khi ứng viên nhận được thư mời phỏng vấn của bạn thì họ đã tìm được một công việc phù hợp hơn. Mặt khác, phản hồi của ứng viên cũng giúp phòng nhân sự thống kê được số lượng ứng viên tham dự để chuẩn bị một cách tốt nhất. Trong trường hợp sau 1 ngày ứng viên chưa phản hồi thì bạn có thể gọi điện để yêu cầu ứng viên xác nhận. Nhiều lúc email của bạn vô tình nằm trong hộp thư spam nên ứng viên không thể nhận được. Đừng ngại gì mà không gọi nhé. Vì có thể đó là một trong những ứng viên tiềm năng thì sao?.

Chia sẻ mẫu thư mời phỏng vấn qua email hay nhất

Dưới đây là chia sẻ của Việc Làm Tại Hà Nội về những mẫu thư mời phỏng vấn qua email. Các bạn làm bên tuyển dụng có thể tham khảo để có một bức thư chuyên nghiệp nhất.

Mẫu số 1

“Xin chào anh/chị……..

Lời đầu tiên, công ty…….. xin cảm ơn anh/chị vì đã quan tâm đến vị trí ứng tuyển của công ty chúng tôi. Thông qua hồ sơ mà anh/chị gửi về, sau khi xem xét kỹ lưỡng. Chúng tôi nhận thấy anh/chị là một trong những người phù hợp với tiêu chí của vị tí mà chúng tôi đang tuyển.

Vì thế, để có thể trao đổi kỹ hơn về chi tiết công việc, cũng như tìm hiểu sâu hơn về kỹ năng chuyên môn của anh/chị. Chúng tôi trân trọng kính mời anh/chị đến tham gia buổi phỏng vấn tại:

Địa chỉ: …….

Thời gian: ………

Lưu ý: khi đi mang theo laptop

Để buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi. Anh/chị vui lòng phản hồi lại email này sớm nhất ngay khi nhận được. Mọi thắc mắc, anh/chị có thể liên hệ với chúng tôi qua:

SĐT:………..

Email:…………..

Chúc bạn may mắn trong buổi phỏng vấn sắp tới.

Trân trọng,”

Mẫu số 2

“Xin chào anh/chị……..

Công ty…….. xin trân trọng thông báo: Chúc mừng anh/chị đã vượt qua vòng 1: Vòng xét tuyển hồ sơ cho vị trí…………

Công ty chúng tôi nhận thấy anh/chị là một trong những ứng viên tiềm năng. Có chuyên môn phù hợp để đáp ứng những công việc cho vị trí chúng tôi đang cần tuyển. Vì thế, chúng tôi mời bạn tham gia vòng 2: Vòng phỏng vấn để có thể thấy rõ hơn năng lực của anh/chị.

Buổi phỏng vấn sẽ được diễn ra tại:

Địa chỉ:……….

Thời gian: lúc………….

Ghi chú: Khi đi, anh/chị vui lòng mang theo……..

Khi nhận được email này, anh/chị vui lòng xác nhận lại để chúng tôi có thể nắm được tình hình và chuẩn bị cho buổi phỏng vấn một cách chu đáo nhất. Mọi thắc mắc, anh/chị có thể liên hệ qua:

SĐT: …………

Email: …………

Công ty………xin chúc anh/chị gặp nhiều may mắn trong buổi phỏng vấn sắp tới.

Trân trọng,”

Mẫu số 3

“Dear……..

Lời đầu tiên, cảm ơn bạn đã dành thời gian quý báu để tìm hiểu về công ty……….. và gửi CV ứng tuyển cho vị trí…………..Sau khi xem xét kỹ lưỡng. Chúng tôi trân trọng thông báo đến bạn rằng:

Chúc mừng bạn đã vượt qua vòng đơn

Chặng đường đầu tiên bạn đã vượt qua và để lại nhiều ấn tượng cho chúng tôi. Vì thế, để tìm hiểu nhiều hơn về bạn cũng như nói rõ hơn về chi tiết công việc. Chúng tôi rất muốn được gặp bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới.

Buổi phỏng vấn của công ty………….cho vị trí………….. sẽ được diễn ra tại:

Địa chỉ:…………..

Thời gian:…………..

Để bạn dễ dàng tìm địa chỉ, chúng tôi có đính kèm hình ảnh bản đồ địa chỉ công ty.

Lưu ý: Khi tham gia phỏng vấn, bạn vui lòng mang theo…………. để buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi nhất.

Hi vọng rằng bạn sẽ có mặt đúng giờ để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ. Bạn vui lòng phản hồi lại email này sớm nhất để chúng tôi chuẩn bị đón tiếp bạn một cách chu đáo nhất.

Nếu như có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua SĐT:………….

Rất mong được gặp bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới. Chúc bạn may mắn.

Trân trọng,”

• Xem thêm: Thư cảm ơn đối tác, khách hàng cực hay

Trên đây là những cách viết thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp. Đồng thời chia sẻ 3 mẫu thư hẹn phỏng vấn chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng. Chúc bạn chọn được những ứng viên tiềm năng và giá trị.