Top những kỹ năng nhân viên tổ chức sự kiện cần có

Bạn có biết, đằng sau những buổi tiệc “hào nhoáng” luôn có dấu chân của những eventer. Niềm hạnh phúc của họ là những tràng pháo tay, nụ cười trên môi từ phía khán giả sau mỗi chương trình. Tổ chức sự kiện không đơn giản như bạn nghĩ, nó yêu cầu rất nhiều kỹ năng ở mỗi người. Để gặt hái được nhiều thành công hơn trong ngành tổ chức sự kiện. Ngoài những kiến thức chuyên môn qua trường lớp, qua tìm tòi, qua thực tế. Bạn cũng phải rèn cho mình những kỹ năng của một nhân viên tổ chức sự kiện để có thể phát triển hơn trong nghề. Vậy kỹ năng của nhân viên tổ chức sự kiện cần có là gì? Hãy cùng HaNoiJob.vn khám phá một vài kỹ năng dưới đây nhé!

Events là gì?

Events là một thuật ngữ không quá xa lạ với nhiều người, event hiểu đơn giản là sự kiện. Là những hoạt động quy tụ với số lượng lớn người tham gia tại một khung thời gian, địa điểm xác định. Những người tổ chức ra các hoạt động này gọi là tổ chức sự kiện.

Những hoạt động này thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: văn hóa, chính trị, xã hội, … Hoặc có thể thấy ở một số sự kiện quan trọng như: hội thảo, chương trình ca nhạc, triển lãm, hội nghị khách hàng, …

Trong marketing, event còn là chiến lược được các marketer sử dụng để quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của họ. Bên cạnh đó còn có sự tham gia của các khách hàng hoặc tham gia qua mạng xã hội. Ngoài ra, event là một trong những công cụ đắc lực và hiệu quả trong các hoạt động marketing.

Tổ chức sự kiện học ngành gì?

Khái niệm tổ chức sự kiện?

Trước khi tìm hiểu tổ chức sự kiện học ngành gì, bạn nên hiểu rõ tổ chức sự kiện là gì trước nhé! Vậy tổ chức sự kiện là gì? Là hoạt động thực hiện các công việc như kế hoạch triển khai, kịch bản, thiết kế, chi phí. Giám sát sự kiện từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc, xử lý tình huống đảm bảo sự kiện diễn ra thành công nhất.

Tổ chức sự kiện học ngành gì?

Việc lựa chọn ngành học phù hợp sẽ là “bước đệm” giúp bạn thành công hơn trong mục tiêu nghề nghiệp. Hơn thế nữa, bạn sẽ có 20% lợi thế khi gặp các nhà tuyển dụng khi học và xin việc đúng ngành.

Dưới đây là một số ngành học tổ chức sự kiện:

• Quan hệ công chúng (PR)
• Quản trị khách sạn
• Quản trị công nghệ truyền thông
• Marketing
• Quản trị sự kiện và lễ hội
• Đạo diễn sự kiện

Ngoài ra các bạn cũng có thể tham khảo một số khóa học ngắn hạn về tổ chức sự kiện. Để có thể theo đuổi đam mê với ngành đầy năng động và nhiệt huyết này.

Việc lựa chọn đúng ngành học có quan trọng hay không? Là câu hỏi được nhiều bạn trẻ quan tâm. Vậy câu trả lời là gì? Thực tế, các nhà tuyển dụng sẽ quan tâm nhiều hơn đến các kỹ năng của một nhân viên tổ chức sự kiện. Các kinh nghiệm mà họ đã trải qua, họ đã va vấp như thế nào hơn là việc bạn có học đúng ngành hay không. Quan trọng là bạn tích lũy cho mình những kỹ năng nghề nghiệp gì. Do đó, các bạn hãy trau dồi cho mình nhiều kỹ năng hơn.  Để có thể theo đuổi đam mê đầy năng động và trở thành chuyên viên tổ chức sự kiện nhé!

Toplist trường có xét tuyển ngành tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn cho mình một ngôi trường để gửi gắm bản thân cũng hết sức quan trọng. Để tránh những sai lầm khi chọn trường học, các bạn nên tham khảo thông tin về trường hoặc các anh chị đã đi trước. Tốt nhất các bạn nên dựa vào các yếu tố sau để đưa ra lựa chọn phù hợp với bản thân nhất. Điển hình như: chất lượng đào tạo của trường như thế nào, cơ sở vật có tốt không. Bên cạnh đó, nên tìm hiểu về tỷ lệ sinh viên có việc làm sau khi ra trường, học phí hằng năm như thế nào.

Một số trường có xét tuyển ngành tổ chức sự kiện:

• Đại học tôn đức thắng với chuyên ngành kinh doanh thể thao và tổ chức sự kiện
• Trường đại học Ngoại ngữ và Tin học TPHCM với Chuyên ngành quan hệ quốc tế
• Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TPHCM với Chuyên ngành quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành và quản trị sự kiện
• Đại học Văn hóa Hà Nội với Chuyên ngành tổ chức sự kiện văn hóa
• Học viện báo chí và tuyên truyền với ngành PR
• Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội với chuyên ngành quản trị sự kiện khoa du lịch
• Đại học văn lang với chuyên ngành quan hệ công chúng
• Đại học quốc gia hà nội với chuyên ngành khoa báo chí
• Đại học quốc gia TP HCM với chuyên ngành ở khoa báo chí
• Cao đẳng FPT với chuyên ngành PR và tổ chức sự kiện
• Đại học sân khấu điện ảnh với khoa đạo diễn sân khấu

Điểm qua một vài kỹ năng của nhân viên tổ chức sự kiện cần có

Khái niệm nhân viên tổ chức sự kiện

Hậu kỳ của những buổi tiệc không thể vắng mặt của những nhân viên tổ chức sự kiện. Vậy nhân viên tổ chức sự kiện là những người quản lý hậu cần ở những buổi event. Công việc của eventer là tiến hành setup, kiểm tra máy móc thiết bị, …. Họ là những người “show” hết sự sáng tạo của mình để tạo ra những sự kiện hoàn hảo.

Kỹ năng quản lý thời gian

Với những người bận rộn thì kỹ năng mềm không thể thiếu đó là quản lý thời gian. Quản lý thời gian là việc lên kế hoạch và sắp xếp thời gian cho từng hoạt động cụ thể. Kiểm soát tốt thời gian giúp bạn phân bổ được các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn. Đó là kỹ năng của nhân viên tổ chức sự kiện cần có. Để tránh một sự kiện diễn ra quá dài hoặc quá ngắn, hay tốn thời gian vào những công việc vô bổ. Làm cho hiệu suất chương trình giảm đi rất nhiều. Đòi hỏi bạn phải linh hoạt về thời gian, cụ thể deadline cho từng chi tiết nhỏ. Timeline cụ thể thì cho từng công việc thì quỹ thời gian bạn sử dụng sẽ hiệu quả và tối ưu nhất.

Kỹ năng giao tiếp và ứng xử

Giao tiếp và ứng xử không chỉ riêng ngành tổ chức sự kiện mà bất cứ ngành nghề nào cũng cần kỹ năng này. Giao tiếp tốt là nền tảng tạo dựng và duy trì các mối quan hệ hữu ích. Là bước ngoặt thành công trong việc xây dựng hình ảnh cá nhân đầy ấn tượng. Trong công việc, giao tiếp và ứng xử đầy tinh tế và khôn ngoan, chính là cầu nối gắn kết giữa bạn và khách hàng. Kỹ năng này tốt chính là “chìa khóa vàng” mở ra cánh cửa thành công cho bạn.

Cụm từ “làm dâu trăm họ” không chỉ dành cho nhân viên phục vụ mà ngay cả nghề tổ chức sự kiện cũng vậy. Khi phải tiếp xúc và làm việc với nhiều khách hàng, họ phải rất chú ý đến cách giao tiếp và ứng xử. Do đó, bạn nên trau dồi tốt kỹ năng này. Vì nó là yếu tố quyết định cho sự thành công hay thất bại trong các mối quan hệ đấy nhé!

Kỹ năng xử lý tình huống

Kỹ năng này cũng được xem như là chìa khóa dẫn đến thành công. Cũng không kém cạnh gì kỹ năng giao tiếp ứng xử. Là thước đo đánh giá sự tinh tế, nhạy bén trong cách xử lý tình huống. Bởi hằng ngày, chúng ta thường va phải nhiều tình huống khác nhau. Nó có thể là tình huống đơn giản hay phức tạp, hơn nữa là tình huống “dở khóc dở cười”. Nhưng quan trọng là cách ta nhận thức vấn đề và đưa ra cách giải quyết phù hợp.

Ngành tổ chức sự kiện cũng vậy, bạn nên lường trước những phát sinh có thể xảy ra đưa ra phương án xử lý tốt nhất. Một số phát sinh có thể xảy ra như thời tiết, địa điểm, đạo cụ, … Nếu bạn linh hoạt trong việc xử lý tình huống để người khác không nhận ra những sự cố đó.  Điều đó chứng minh bạn là một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Kỹ năng quản lý nhân sự

Chắc hẳn trong tất cả các show sự kiện, đằng sau những chương trình vang ánh hào quang đó là một ekip “hùng hậu”.  Điều đáng nói là để quản lý được những nhân sự trong tầm kiểm soát và phối hợp ăn ý với nhau thật sự rất quan trọng. Những người tổ chức sự kiện cần hiểu rõ nhân viên của mình, phân công công việc phù hợp với năng lực. Sẵn sàng giúp đỡ nhân viên trong những tình huống phát sinh. Không chỉ riêng gì tổ chức sự kiện mà bất cứ lĩnh vực nào cũng yêu cầu kỹ năng quản lý nhân sự. Nhằm thu hút và giữ chân những nhân viên tiềm năng.

Kỹ năng quản lý tài chính

Để đảm bảo được nguồn tài chính không bị hao hụt thì kỹ năng quản lý tài chính là yếu tố quan trọng hàng đầu. Đối với một nhân viên tổ chức sự kiện, để có thể vững chắc kỹ năng này. Đầu tiên cần phải khôn khéo trong việc điều phối và chi tiêu nguồn tiền, đảm bảo không vượt ngân sách. Nên trau dồi từ những kinh nghiệm thực tiễn qua việc quản lý các dự án cụ thể. Một số nguyên tắc mà các nhân viên tổ chức sự kiện cần nắm rõ là:

• Hiện thực hóa về mức thu của sự kiện
• “Trang bị” một kế hoạch dự phòng.
• Tránh để ngân sách bị thua lỗ

Kỹ năng làm việc nhóm

Đối với teamwork, mỗi người sẽ có một vai trò riêng, phát huy được thế mạnh riêng nhằm mang lại hiệu quả chung. Cách làm việc này giúp các cá nhân bổ sung cho nhau những thiếu sót và hoàn thiện hơn. Một môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người có thể chấp nhận những rủi ro. Thêm vào đó là ủng hộ các quan điểm của nhau và cùng thực thi hành động.  Và dĩ nhiên, một nhân viên tổ chức sự kiện cũng cần phải có kỹ năng làm việc nhóm tốt. Để đảm bảo độ hiệu quả trong công việc. Bạn phải có kỹ năng hợp tác và phát triển cùng với các “chiến hữu” của mình.

Kỹ năng checklist công việc

không phải tự nhiên mà checklist lại được nhiều người sử dụng đến vậy. Bởi checklist mang lại cho người dùng khá nhiều tiện ích. Do đó, việc checklist thật sự rất cần thiết trong công việc. Để đảm bảo công việc không bị rối, kiểm soát được lượng thời gian cần thiết cho từng công việc cụ thể. một quy trình làm việc chuyên nghiệp, sắp xếp công việc khoa học thì không thể thiếu kỹ năng checklist công việc. Thực ra mà nói, checklist không theo bất cứ một khuôn mẫu nào. Cũng không dựa vào của bản thân hay một ai khác mà chính là dựa vào kỹ năng làm việc của bản thân. Từ đó, bạn sẽ “tinh thông” hơn và phát triển kỹ năng của mình. Muốn hoàn thành tốt checklist cho công việc tổ chức sự kiện yêu cầu bạn phải có tính tỉ mỉ, cẩn thận, chuyên nghiệp, …

Kỹ năng viết proposal

Đây chính là một trong những kỹ năng cơ bản trong bộ kỹ năng của một nhân viên tổ chức sự kiện. Proposal đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức nên một sự kiện. Là chiếc cầu nối gắn kết bạn với khách hàng, định hướng mối quan hệ lâu dài. Phải dành rất nhiều thời gian và chuẩn bị thật kĩ lưỡng để có thể làm ra một proposal hoàn chỉnh. Tuy nhiên, một proposal hoàn chỉnh và nêu bật được ý tưởng cốt lõi. Đòi hỏi sự tỉ mỉ và tính cẩn thận rất cao. Do đó, Các eventer cần đầu tư từ hình thức cấu trúc, đảm bảo theo các tiêu chí nhất định để xây dựng một nội dung đầy đủ và logic. Tránh tình trạng người đọc mơ hồ và hiểu sai lệch ý tưởng. Hơn nữa, phải mang lại cho người đọc một cái nhìn tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra. Đặc biệt hơn là tính thuyết phục cũng như tính khả thi của dự án.

Khả năng sáng tạo

Sáng tạo chính là yếu tố then chốt để cho ra một sự kiện thu hút ánh nhìn của khán giả. Kịch bản có đủ hấp dẫn và truyền tải được thông điệp đến với người tham dự hay không, phần lớn là do khả năng sáng tạo ý tưởng của các eventer. Một số ý kiến cho rằng, sáng tạo là một kỹ năng rất khó để có thể trau dồi. Tuy nhiên, bạn cũng có thể trau dồi bằng cách quan sát, học hỏi từ những gì xảy ra xung quanh mình. Ý tưởng có thể bắt đầu từ những thứ nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống. Nếu để ý và quan sát thì có bạn có thể “lượm nhặt” được một ý tưởng “táo bạo” nào đó và có thể vận dụng cho sự kiện sắp tới. “Tích tiểu thành đại” – bạn có thể gom góp những ý tưởng nhỏ từ việc học hỏi kinh nghiệm từ những người chuyên sâu. Và tích góp thành ý tưởng lớn để phát triển sự nghiệp của mình. Không ngừng tìm tòi và học hỏi là một cách trau dồi và hoàn thiện kỹ năng sáng tạo.

Kinh nghiệm dành cho sinh viên theo đuổi ngành tổ chức sự kiện

Đầu tiên, hãy trải nghiệm và tích lũy kinh nghiệm. Bạn hãy cố gắng tham gia nhiều các sự kiện. Vì ở mỗi sự kiện mang lại những kiến thức và các trải nghiệm ở nhiều góc độ khác nhau.

Thứ hai, trở thành nhân viên và tình nguyện viên cho các sự kiện. Đó là cơ hội để bạn có thể tìm hiểu và học tập chuyên nghiệp ngay tại hiện trường. Đừng bao giờ ngại khó khăn, mệt nhọc. Bởi những điều đó có thể sẽ khiến cho con đường bạn đi thụt lùi về phía sau.

Thứ ba, tham gia các câu lạc bộ, đội nhóm. Đây có lẽ là cách tốt nhất để bạn thực hành các kỹ năng tổ chức sự kiện. Việc trở thành thành viên của câu lạc bộ đội nhóm, bạn sẽ có cơ hội trải nghiệm từ khâu lên ý tưởng, truyền thông cho đến việc tìm nhà tài trợ. Ắt hẳn sẽ giúp bạn đúc kết được nhiều kinh nghiệm quý báu lắm đấy!

Thứ tư, thực tập ngay khi còn đi học. Bạn sẽ được đào tạo, thử sức với môi trường làm việc thực tế và chuyên nghiệp. Để sau khi ra trường, bạn đã có nhiều kinh nghiệm va chạm hơn bạn bè cùng trang lứa. Và hơn nữa, kinh nghiệm mà bạn có là một điểm sáng trong mắt các nhà tuyển dụng nữa đấy.

Xem thêm: Tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện tại Hà Nội mới nhất.

Kết luận

Hy vọng những thông tin từ HaNoiJob.vn đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Events là gì? Kỹ năng của nhân viên tổ chức sự kiện cần có? Và một số kinh nghiệm dành cho các bạn trẻ đam mê tổ chức sự kiện. Qua đó, giúp bạn rèn luyện và trau dồi những kỹ năng. Từ đó, tạo nền tảng để có thể vững bước vào nghề. Khi đã trang bị đầy đủ những kỹ năng cần thiết này. Bạn sẽ có ưu thế hơn so với nhiều ứng viên khác. Hơn nữa, còn nhận được sự chú ý của nhà tuyển dụng và cơ hội việc làm của bạn càng cao hơn. Chúc các bạn thành công nhé!