Tiêu chuẩn 5S là gì? 5s trong thực tiễn
Môi trường làm việc là nhân tố quyết định đến cách làm việc, thái độ, tâm trạng và năng suất của công việc. Để nâng cao hiệu quả làm việc, tiêu chuẩn 5S được ra đời. 5S là mô hình được áp dụng đầu tiên tại xứ sở hoa anh đào (Nhật Bản). Cho tới thời điểm hiện tại, nguyên tắc 5S được áp dụng thành công tại nhiều công ty trên thế giới. Vậy 5s là gì, trình bày nội dung và lợi ích của 5S sẽ được chúng tôi làm rõ qua bài viết dưới đây.
Nội Dung Chính
Tiêu chuẩn 5S là gì?
Khái niệm 5S
5S là tên gọi của phương pháp tổ chức môi trường làm việc đạt được hiệu quả, năng suất tối ưu nhất. Mô hình 5S bao gồm: Seiri – sàng lọc, Seiton – sắp xếp, Seiso – sạch sẽ , Seiketsu – săn sóc, Shitsuke – sẵn sàng.
Ý nghĩa 5s trong quá trình phát triển công ty
Có thể nói 5s có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình phát triển của công ty. Giúp cho quá trình làm việc trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian hơn. Đạt được hiệu quả công việc, sức khỏe nhân viên.
Khi môi trường làm việc được tối ưu thì chất lượng cuộc sống được cải thiện và nâng cao năng suất làm việc. Đem lại tinh thân làm việc năng động, bầu không khí thoái mái, cởi mở hơn.
Quy trình 5s là gì
Tiêu chí sàng lọc (Seiri)
Nguyên tắc này sẽ lại bỏ những gì mà tổ chức không cần. Được thực hiện qua các bước:
Bước 1: Quan sát tổng quan phòng làm việc, xác định những vật dụng không cần thiết phục vụ cho công việc và nhu cầu thiết yếu của nhân viên. Tiếp theo bạn nên hỏi mọi người xem có ai cần không? Nếu không hãy loại bỏ hoặc tiêu hủy nó.
Bước 2: Nếu bạn chưa chắc chắn rằng vật dụng đó có được sửd ụng cho công việc nữa không. Hãy làm dấu thời gian bạn loại bỏ nó và để riêng ra chỗ khác.
Bước 3: Đến thời gian làm dấu mà vật dụng đó avãn không được sử dụng thì nên tiêu hủy nó.
Sắp xếp (Setion) – Tiêu chuẩn 5S
Nguyên tắc này sẽ xếp những vật dụng thường xuyên sử dụng đặt gần nhất có thể.
Bước 1: Những vật được giữ lại, phục vụ nhiều cho công việc. Hãy lên kế hoạch sắp xếp chúng ở nơi dễ dàng thấy và dễ lấy nhất.
Bước 2: Trình bày kế hoạch trên với đồng nghiệp của để đưa ra phương án tối ưu nhất. Dựa trên nguyên tắc gần dùng nhiều, xa dùng ít. Nhẹ để trên, nặng để dưới.
Bước 3: Tạo danh sách ghi chú nơi đặt để. Để đồng nghiệp dễ dàng tìm kiếm.
Bước 4: Xây dựng sơ đồ các thiết bị sơ cứu, cứu hỏa,.. đề phòng có sựu cố xảy ra. Nên sử dụng màu sắc để phân biệt chúng.
Tiêu chí sạch sẽ (Seiso)
Nguyên tắc vệ sinh thường xuyên. Môi trường làm việc sạch sẽ khiến bạn tập trung hơn, vì vậy hãy tiến hành lau chùi, dọn dẹp. Tạo thói quen hằng ngày.
Săn sóc (Seiketsu)
Hãy thiết lập thời gian làm việc cụ thể, có thể đặt ra tiêu chuẩn đánh giá để thống nhất vị trí và thời gian sử dụng vật dụng.
Tiêu chuẩn sẵn sàng (Shitsuke)
Luôn có tinh thân tự giác thực hiện các thói quen vệ sinh môi trường làm việc. Nâng cao hiệu quả hơn trong công việc.
Lợi ích của 5s
Một mội trường làm việc hiệu quả khi tuân theo quy tắc 5S sẽ giúp hợp thể nhân viên của công ty phát triển. Đưa lại nhiều lợi ích, tạo hiệu ứng ảnh hưởng lẫn nhau. Cùng nhau phát triển, đi lên. Các lợi ích chính khi áp dụng mô hình 5S trong tổ chức, làm việc:
- Thúc đẩy tinh thần nhân viên
- Tối ưu không gian
- Giảm tai nạn lao động
- Gia tăng tính nhất quán và chất lượng
- Kiểm soát tốt thời gian
Ngoài ra thực hiện tiêu chuẩn 5S còn thúc đấy các yếu tố:
- Đạt được hiệu quả công việc
- Nâng cao chất lượng sản phẩm
- Tối ưu các chi phí sản xuất cho doanh nghiệp
- Tuân thủ thời gian, nâng cao uy tín
- An toàn hơn khi làm việc
- Thúc đẩy thiện chí làm việc
👉Xem ngay: Việc làm Hà Nội mới nhất
Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho
Sàng lọc trong 5S là gì?
Sàng lọc là yêu cầu đầu tiên trong quy tắc 5s khi vận hành kho hàng. Bất kể hàng hóa nào được đưa vào kho đều bắt buộc xem xét kỹ lưỡng. Phân loại và bố trí và các khu vực phù hợp.
Đồng thời loại bỏ những vật dụng, thiết bị, hàng hóa,… không cần thiết ra khỏi kho. Thực hiện tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho đòi hỏi phải kiểm tra cẩn thân, làm việc dứt khoát. Để loại bỏ hoặc chuyển sang các bộ phần cần đến.
Tổ chức họp và kêu gọi các thành viên đóng góp, xây dựng và tuân theo quy tắc 5s trong công ty. Nhấn mạnh lợi ích của 5s đem lại, cách thực hiện. Đảm bảo mọi người thống nhất thực hiện và hiểu rõ các bước thực hiện 5s.
Thực hiện 5s trong sản xuất cũng thể hiêj việc tinh giản không gian làm việc. Hạn chế tối đa các thao tác dư thừa, giữ lại những thứ cần thiết trong sản xuất.
Sàng lọc tốt ngay từ đầu sẽ giúp các bước thực hiện trong mô hình 5s còn lại đơn giản hơn. Sàng lọc kho hàng cần thực hiện định kỳ để đảm bảo tính triệt để. Tần suất tối thiểu nên là 1-3 tháng 1 lần, phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của kho.
Sắp xếp – tiêu chí 5S
S- thứ hai trong 5s thực hiện dưới tiêu chí: dễ tìm thấy-dễ lấy-dễ kiểm tra-dễ trả lại. Áp dụng cho tất cả mọi trứ trong kho.
Mọi thứ cần sắp xếp chính xác, phù hợp vị trí. Hàng hóa xếp gọn theo nguyên tắc để khi cần có thể tiếp cận nhanh chóng và tiện lợi nhất. Trong kho hàng, khuyến khích xây dựng bảng tiêu chẩn 5s. Bảng tiêu chuẩn 5s thiết kế để đánh dấu, dán nhãn cho quá trình vận hành kho hàng dễ dàng.
Tiêu chí sạch sẽ
Tiêu chí thứ 3 đề cao tầm quan trọng của việc vệ sinh môi trường, không gian kho hàng. Kho hàng bừa bộn, bụi bẩn, lộn xộn làm mất nhiều thời gian kiểm soát. Khiến công nhân khó chịu, mệt mỏi và cản trở nnagư suất làm việc.
Ngoài ra một yếu tố quan trọng trong vệ kinh kho hàng sẽ đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa an toàn. Để tránh hư hỏng hàng hóa và các vấn đề trên, thủ kho cần lên kế hoạch tổng dọn dẹp vệ kinh kho định kỳ. Lập bảng quy định vệ sinh cho nhân viên. Lưu ý thêm thực hiện vệ trinh trong quản lý kho cần vệ sinh máy móc, trang thiết bị,…giúp tăng tuổi thọ và săng suất làm việc.
Săn sóc
Đóng vai trò rất quan trọng trong 5s, đảm bảo duy trì thực hiện 3s trên. Bước này chuẩn hóa, giám sát 3s đó. Chủ kho lập ra quy định để mọi nhân viên năm rõ trách nhiệm của mình đối với kho hàng.
Bên cạnh đó có thể tổ chức các cuộc thi cho các cá nhân, đội tực hiện tốt quy định. Với mục đích xây dựng ý thức, thói quen cho không chỉ các nhân viên mà từ cấp quản lý, lãnh đạo cũng cần tuân theo. Tạo nên mọt thể thống nhất, phát triển đạt được kết quả cao.
Sẵn sàng – tiêu chí 5S
Việc thực hiện các quy định với một tinh thần đối phó chỉ mang đến hiệu quả nhất thời. Không bền vững, ổn định lâu dài.
Yếy tố cuối cùng trong mô hình 5s đặt ra yêu cầu. Mỗi cá nhân có tinh thần tích cực tuân thủ quy định, sắn sàng thực hiện một cách tự giác. Xây dựng ý thức mỗi cá nhân có trách nhiệm cống hiến cho tổ chức.
Tiêu chuẩn 5s có nguyên lí đơn giản, có thể áp dụng vào mọi ngành nghề. Đem đến sự thay đổi tích cực cho không chỉ cá nhân, tổ chức sản xuất – kinh doanh mà còn cho cả xã hội.
>>>Xem thêm:
Seller đang là xu hướng triển vọng
Sàng lọc trong 5S
Sàng lọc trong 5S là gì?
Mô hình 5S sàng lọc những nhân tố lãng phí, dựa trên tình hình thực tế của tổ chức doanh nghiệp. Hoạt động trên tiêu chí quản lý môi trường làm việc an toàn, hiệu quả. Trong đó Sàng lọc là yếu tố đầu tiên. Quan sát, phân loại, loại bỏ những vật dụng không cần thiết trong không gian làm việc.
Thực tế, trong hầu hết các tổ chức, doang nghiệp chúa rất nhiều những vật tư, vật dụng không cần thiết. Điều này dẫn đến vấn đề lãng phí, ảnh hưởng đến không gian làm việc như:
- Chiếm diện tích làm việc do vật dụng dư thừa cồng kềnh
- Nhân viên khó thao tác công việc khi vướng mắc, cản trở bởi vật dụng dư thừa khác.
- Tốn kém chi phí lưu trữ dụng cụ
- Khó khăn trong việc tìm kiếm vật dụng cần thiết
Để doanh nghiệp giải quyết được vấn đề đó, thực hiện sàng lọc trong 5S là lựa chọn tối ưu. Tuy nhiên trước khi sàng lọc, doanh nghiệp cần phân loại nhằm xác định đúng các yếu tố nên loại bỏ. Giúp quá trình sàng lọc dễ dàng hơn.
Phân loại trước khi sàng lọc
Đối với hàng tồn kho
Những nguyên vật liệu, thành phẩm hình thành trong quá trình sản xuất được coi là tồn kho. Thực hiện sàng lọc trong 5S nhằm kiểm soát tốt hàng tồn kho, hạn chế tình trạng lãng phí. Đối với nguyên vật liệu trên được chia thành 2 nhóm. Nhóm (1) là những tồn kho không được sử dụng hay chưa xác định. Là những sản phẩm, bán sản phẩm hỏng, dư thùa cần loại bỏ chúng. Nhóm (2) là các tồn kho có thể sử dụng. Được giữ lại và phân chia theo tần suất sử dụng:
- Hiếm khi sử dụng
- Được sử dụng không thường xuyên
- Sử dụng thường xuyên
Đối với vật dụng sản xuất
Quá trình phân loại thực hiện với tất cả các vật dụng, thiết bị, tài liệu,… tồn tại trong quá trình sản xuất. Các vật dụng có thể được tìm thấy ở nhiều nơi tại khu vực làm việc. Đặc trưng như trong ngăn bàn, chân bàn, tủ hay trong các thùng đựng vật dụng. Các vật dụng trên được chia làm 3 nhóm:
- Nhóm vật dụng được sử dụng: các vật dụng có đầy đủ chức năng cho mục đích làm việc. Đủ số lượng, có sẵn tại thời điểm cần sử dụng sẽ được xếp vào nhóm này.
- Nhóm vật dụng không được sử dụng: những vật dụng không đủ các tiêu chí ở trên sẽ được xếp vào nhóm này.
- Nhóm chưa được xác định: các vật dụng ở nhóm này đầy đủ những tiêu chí để sử dụng. Nhưng lại hiếm khi được dùng đến. Vật dụng trong nhóm này có thể được sử dụng nhưng với tần suất thấp.
Trong quá trình sàng lọc 5s những vật dụng chưa được xác định và nhóm không được sử dụng cần được loại bỏ hoặc tiêu hủy.
Các bước thực hiện sàng lọc
Cuối cùng, những vật dụng trong quá trình sản xuất được phân loại, quy trình sàng lọc trong 5S sẽ được thực hiện theo từng bước cụ thể như sau:
Bước 1: Quan sát kĩ khu vực làm việc. Xác định các nhóm vật dụng cần tiêu hủy từ quá trình phân loại và loại bỏ ngay những vật dụng đó
Bước 2: Cất trữ các vật dụng được sử dụng và vật dụng chưa xác định. Những vật dụng chưa xác định hay hiếm khi dùng đánh dấu thời gian và lưu trữ riêng.
Bước 3: Kiểm tra lại các vật dụng sau một thời gian lưu trữ. Có các vật dụng không còn sử dụng đến sẽ tiến hành loại bỏ.
Bài viết trên đây đã cung cấp các thông tin về tiêu chuẩn 5S và nội dung 5S. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của chúng tôi, xin chào và hẹn gặp lại trong các bài viết tiếp theo của Việc làm Hà Nội